Zebranie ogółu właścicieli lokali (wspólnot mieszkaniowych)

Jedną z czynności dokonywanych przez notariuszy jest protokołowanie zebrań właścicieli lokali i podejmowanych na nich uchwał. Nie każda uchwała zebrania ogółu właścicieli musi być protokołowana przez notariusz. Uchwały dotyczące zmiany sposobu zarządu nieruchomością wspólną (art. 18 ust. 2a ustawy o własności lokali), wymagają zaprotokołowania przez notariusza. Tak samo takie uchwały, które udzielają zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu, które same w sobie też dla swej ważności wymagają formy aktu notarialnego.

Zwołanie zebrania

Zarząd lub zarządca jest obowiązany zwoływać zebranie ogółu właścicieli lokali co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. Zebrania ogółu właścicieli lokali mogą być także, w razie potrzeby, zwoływane przez zarząd lub zarządcę, a także na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono

O zebraniu ogółu właścicieli lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania. W zawiadomieniu należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. W wypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali należy wskazać treść tej zmiany.

Zebranie wspólnoty

Uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos.

Uchwały właścicieli lokali są podejmowane na zebraniu, ale także mogą być podejmowane w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd; uchwała może być wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania.

W trakcie zebrania mogą brać udział i głosować osobiście właściciele oraz współwłaściciele lokali w budynku lub budynkach tworzących konkretną wspólnotę mieszkaniową. Właściciele i współwłaściciele mogę też być reprezentowani na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, nie jest wymagana forma aktu notarialnego dla pełnomocnictwa nawet jeśli protokół jest sporządzany przez notariusza w formie aktu notarialnego.

Rola notariusza

Notariusz w trakcie zebrania nie pełni funkcji przewodniczego zebrania, nie zajmuje się także liczeniem głosów. Notariusz czuwa nad prawidłowym przebiegiem obrad oraz sporządza protokół z takiego zebrania, który podpisuje razem z przewodniczącym. W protokole powinny być zamieszczone wszystkie podjęte uchwały wraz z liczbą głosów oddanych za, jak i przeciw uchwale.

Taksa notarialna

Notariusz za sporządzenie protokołu zebrania wspólnoty mieszkaniowej pobiera wynagrodzenie (taksę notarialną) w wysokości 300 zł netto plus podatek od towarów i usług w stawce 23 %. Ponadto wynagrodzenie za dokonanie czynności notarialnej poza kancelarią notarialną, może zostać podwyższone w porze dziennej o 50 zł netto, a w porze nocnej oraz w dni wolne od pracy o 100 zł netto – za każdą godzinę niezbędną do dokonania tej czynności od opuszczenia kancelarii do powrotu. Ponadto notariusz pobiera wynagrodzenie za wypisy aktu notarialnego.