Notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego. Przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz spisuje protokół dziedziczenia przy udziale wszystkich osób zainteresowanych, to jest osób, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi, a także osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne.

Przystępując do spisania protokołu dziedziczenia notariusz poucza osoby biorące udział w spisywaniu protokołu o obowiązku ujawnienia wszelkich okoliczności objętych treścią protokołu oraz o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych oświadczeń.

W celu sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia należy notariuszowi prowadzącemu Kancelarię Notarialną w Krakowie przy ulicy Stefana Batorego 4/4 przedstawić:

1/ odpis aktu zgonu spadkodawcy,

2/ odpisy aktów stanu cywilnego osób powołanych do spadku z ustawy, w przypadku osób, których nazwisko nie uległo zmianie – odpis aktu urodzenia, a w przypadku osób, których nazwiska uległo zmianie – odpis aktu małżeństwa,

3/ numer pesel zmarłego spadkodawcy,

4/ numery ksiąg wieczystych nieruchomości lub innych praw, dla których prowadzone są księgi wieczyste – należących w chwili śmierci do spadkodawcy

5/ wszystkie testamenty spadkodawcy – w przypadku wcześniejszego otwarcia i ogłoszenia testamentu, także protokół z tej czynności.

Po spisaniu protokołu dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, jeżeli nie ma wątpliwości co do istnienia jurysdykcji krajowej, treści właściwego prawa obcego, osoby spadkobiercy i wysokości udziałów w spadku, a w przypadku, gdy spadkodawca uczynił zapis windykacyjny – także co do osoby, na której rzecz spadkodawca uczynił zapis windykacyjny, i przedmiotu zapisu.

Notariusz odmawia sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia, jeżeli:

1/ w stosunku do spadku został już uprzednio sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku;

2/ w toku sporządzania protokołu dziedziczenia ujawnią się okoliczności wskazujące, że przy jego sporządzeniu nie były obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, lub też osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, albo istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte lub ogłoszone;

3/ w sprawie brak jurysdykcji krajowej.

Notariusz niezwłocznie po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia dokonuje jego wpisu do Rejestru Spadkowego przez wprowadzenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego danych wynikających z tego aktu. Notariusz opatruje wpis kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia ma skutki prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku.

Notariusz poucza spadkobierców o konieczności terminowego zgłoszenia dziedziczenia we właściwym urzędzie skarbowym oraz o obowiązku niezwłocznego złożenia wniosku o ujawnienie swoich praw w księdze wieczystej.

W przypadku gdy spadkodawca zostawił także majątek spadkowy poza granicami Polski istnieje możliwość sporządzenia Europejskiego Poświadczenia Spadkowego.

Ponadto w związku z aktem poświadczenia dziedziczenia mogą być dokonane także inne czynności takie jak:

– złożenie u notariusza oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku,

–  złożenie u notariusza wykazu inwentarza przez spadkobierców, którzy przyjęli spadek z dobrodziejstwem inwentarza,

– powołanie przez spadkobierców zarządcy sukcesyjnego oraz wyrażenie zgody na pełnienie funkcji zarządcy sukcesyjnego,

– akt powołania zarządcy sukcesyjnego.

Kancelaria Notarialna notariusza Rafała Duszkiewicza w Krakowie służy pomocą i przygotowuje akty poświadczenia dziedziczenia.