Czy notariuszowi może być okazana kopia dokumentu do poświadczania? Charakter notarialnego poświadczenia zgodności kopii, odpisu lub wyciągu z okazanym dokumentem.

Poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem sporządzone przez notariusza jest dokumentem urzędowym. Jednak zgodnie z ustawą z dnia 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie notariusz poświadczający zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem nie stwierdza „oryginalności” okazanego mu dokumentu, okazany notariuszowi dokument do poświadczenia nie musi być oryginałem, a poświadczenie notariusza nie jest dowodem istnienia oryginału. Notariusz nie kontroluje prawdziwości dokumentu poświadczanego, lecz bez względu na jego charakter stwierdza jego zgodność z dokumentem okazanym. Poświadczając zgodność kopii notariusz nie nadaje okazanemu dokumentowi przymiotu autentyczności, jak i nie weryfikuje prawidłowości jego wydania, ani zgodności z prawem. Notarialne poświadczenie zgodności polega na urzędowym zaświadczeniu o identyczności treści i formy tego, co mu okazano, z tym, co jest poświadczane. Notariusz nie ma obowiązku oceny, czy okazywany mu w celu poświadczenia dokument jest oryginałem, czy jego kopią (lub komputerowym skanem), jeśli jasno nie wynika to z treści czy formy dokumentu okazywanego (wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 5 kwietnia 2017 r. sygn. II CSK 318/16, tak też: P.  Jończyk w komentarzu do art. 98 w Prawo o notariacie. Komentarz, Warszawa 2022, pod red. A.J. Szereda).           

W klauzuli poświadczeniowej notariusz powinien określić czy przedstawiony mu do poświadczenia dokument zawiera cechy szczególne. Jeśli bez trudu notariusz jest w stanie ocenić czy okazany mu dokument jest kopią lub wydrukiem albo, że podpis na dokumencie jest wydrukowany, to powinien to precyzyjnie opisać w klauzuli poświadczeniowej.